Comment gérer une équipe de plus de trente personnes n’ayant pas le même emploi du temps? L’équipe de management du projet YouOnTheWeb utilise à merveille les outils collaboratifs mis à disposition sur internet. En effet, grâce à l’apparition et à l’évolution du web 2.0 qui se base sur l’aspect participatif des internautes, de nombreux groupes de projet ont su tirer parti de services souvent gratuits pour collaborer facilement en ligne.

Google Documents est un des supports de gestion utilisé. En effet, grâce à l’adoption à la rentrée 2009 de Google Apps Education, l’ESC Lille a su anticiper les besoins collaboratifs de ses étudiants et de son équipe pédagogique. Google Documents nous permet donc de collaborer en temps réel avec tous l’équipe projet pour y déposer des documents.

Cependant, le projet utilise en support principal Mindjet Connect qui permet de réunir sur une même plateforme tous les documents nécessaires à l’avancement du projet et surtout ce service nous permet de réaliser des mapping. Il est en effet beaucoup plus facile d’ordonner ses idées, brainstormer, lister des tâches ou encore de faire des planifications sous forme de Map. Associé à l’utilisation de Google Documents, le travail collaboratif à distance est tout de suite beaucoup plus simple.

Viennent se greffer à ses outils d’autres plateformes très utiles pour la communication et la veille :

• Netvibes, le célèbre agrégateur de flux RSS, nous permet de veiller quotidiennement sur plusieurs thématiques en rapport avec l’identité numérique, thème du BarCamp organisé le 28 mars 2009.

• Nous avons aussi fait le choix de compléter notre veille avec Diigo, un outil de bookmarking qui nous permet de faire partager à toute l’équipe de veille un article intéressant pour nous aider à mettre à jour le Blog YouOnTheWeb.

• L’aspect micro-blogging ne pouvait pas non plus être absent de nos outils de collaboration! twitter qui est de plus en plus utilisé en France, nous permet donc d’échanger rapidement et de s’entraider. L’aspect interactif et réactif du micro-blogging est un réel avantage (une question posée trouve généralement une réponse dans les minutes qui suivent). Bien entendu, toutes nos conversations restent privées grâce à la possibilité de sécuriser son compte sur twitter.

Bien sûr, il existe de nombreux autres outils 2.0 très pratiques pour gérer un projet et communiquer facilement avec l’ensemble des membres d’une équipe. Cependant, il nous semblait également important de vous présenter les plateformes que nous avons choisi d’utiliser pour mener à bien YouOnTheWeb, qui est un réel projet 2.0.